I dessa tider av generösa och välvilliga erbjudanden från olika leverantörer, både stora och små, är behovet av en tydlig och klar IT-policy större än någonsin. Det kan vara lockande att nappa på ett erbjudande om gratis molnlagring, videokonferenser osv. Hur kan vi då lösa utmaningen med att tillhandahålla lättanvända, säkra och prisvärda lösningar för våra ”nya” arbetssätt?
Här kommer några konkreta råd som kan fungera som en bra grund att börja ifrån
- Kunskap. Tyvärr finns det inga genvägar när det kommer till IT-säkerhet. Har ni inte kunskapen inom företag – ta hjälp av en betrodd IT-leverantör.
- Policy. Både en IT-policy och en GDPR-policy är grundläggande. Se till att er IT-policy är uppdaterad och täcker användarnas nya arbetssätt, och framförallt – informera användarna om vilka applikationer och tjänster som är godkända. Glöm inte att kommunicera anledningen till att det är viktigt att följa dessa regler.
- Håll er till de välkända etablerade tjänsterna från de etablerade aktörerna. Microsoft, Google, AWS och Apple är alla bra val. För mindre företag kan en lösning som Microsoft 365 vara ett utmärkt val då den täcker de flesta av de grundläggande behoven för distansarbete och säkerhet.
- Om ni använder er av en VPN-lösning, se till att den är dimensionerad för att samtliga anställda ska kunna vara uppkopplade samtidigt, både när det gäller licenser och prestanda.
- Glöm inte hårdvaran. Vi hoppas att samtliga företag i dagens läge har konfigurerat de mest grundläggande funktioner för säkerhet såsom kryptering av hårddiskar, antivirusskydd, två-faktorsinloggning osv. Glöm inte att många användare kan använda sin privata enhet för att distansarbeta. Den privata enheten saknar ofta de skydd företaget har valt att implementera.
- Möjlighet att administrera och kravställa både enheter och inloggningar på distans. Verktyg för att konfigurera, inventera och ge support per distans är ovärderligt då många användare sällan är på plats på det lokala nätverket.
- Uppdaterade system. Se till att de senaste säkerhetspatcharna är installerade på era system. Detta gäller all hårdvara som klienter, servrar brandväggar osv.
- Information och utbildning. Håll er informerade om aktuella hot och säkerhetsluckor. Det finns ett flertal pålitliga källor på Internet. T.ex. cert.se som bedrivs av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB).
- Användarsupport. Ge era användare den support de behöver när de behöver den som mest. Många är ovana med de nya arbetssätten som distansarbete innebär. Hur kommer jag åt gemensamma filer? Hur skapar jag ett Teams-möte? Varför kan jag inte logga in?
- Backup. Även om ni använder molntjänster som t.ex. Office 365 så ingår inte backup av ert data. En vanlig missuppfattning är att Microsoft tar ansvar för helheten gällande Office365. Microsoft erbjuder geografisk redundans, vilket ofta misstas för backup. Backup är när man tar en kopia av data och lagrar den på annan plats så att du snabbt kan återskapa data vid dataförlust (exempelvis oavsiktlig radering av användare, ransomware eller dylikt).
Även om organisationer och företag är placerade i en mycket speciell situation så kräver IT-miljön mer eftertanke och omsorg nu mer än någonsin. Allt beror givetvis på typ av företag, bransch, antal anställda och dess uppdrag, men alla företagsledare som är angelägna om att skydda sitt företag och dess data bör fundera över hur deras anställda hanterar denna unika situation. Blir de tvungna att själva hitta lösningar för att utföra sina arbetsuppgifter på ett enkelt och smidigt sätt, eller finns de rätta verktygen på plats? Kanske behöver ni se över vissa punkter i listan ovan? Gör analysen, helst innan det blir fort och fel.
Behöver ni råd eller guidning kring er IT-miljö? Vi på PrimeQ hjälper er. Kontakta oss på 077-551 01 00 eller sales@primeq.se