Såhär får du mötet att flyta på smidigare
Dags för ett Teams-möte igen? Digitala möten har blivit en naturlig del i vardagen för många av oss. Men teknikstrul, dåliga förberedelser och bristande digital etikett kan sätta käppar i hjulet för en effektiv sammankomst. Vi har satt ihop nio tips på hur du får mötet att flyta på smidigare!
- Se till att alla har samma förutsättningar
- Förbered mötet väl – och håll dig till planen!
- Utse en mötesledare (och en sekreterare)
- Håll koll på presentationsmaterialet
- Var en god mötesdeltagare
- Vad syns egentligen?
- Bra ljudkvalité är nyckeln till ett lyckat digitalt möte
- Spela in mötet – med allas medgivande
- Ta hjälp av PrimeQ!
I den nya digitala världen krävs det först och främst att alla på bolaget har samma tekniska förutsättningar och kunskaper för att både kunna delta och hålla i ett digitalt möte. Det finns många funktioner som kan vara svåra att manövrera. Vet alla hur man delar en presentation? Räcker upp handen? Stänger av och sätter på ljudet på sin mikrofon? Se det inte som en självklarhet utan var ödmjuk inför att alla kommer in i den digitaliserade mötesvärlden med olika förkunskaper. Se därför till att sätta upp en intern utbildning för de som känner ett behov av det, eller varför inte skicka ut vår kostnadsfria broschyr Snabbkurs: Microsoft Teams till alla i bolaget?
Inför alla möten – digitala som fysiska – krävs det att du som mötessamordnare planerar och tänker igenom vad du vill få ut av mötet. Vad är syftet med mötet, och vad vill du att mötet ska leda till? Vad är målet? Dessa punkter blir ännu viktigare vid digitala möten vilka ibland kan upplevas som rörigare med teknik som inte gör som man vill, att man råkar prata i mun på varandra eller att det inte finns en tydlig riktning i mötet. I vanliga fall är det inte ovanligt att korridorsnacket leder till att man sätter upp ett möte. Kom då ihåg att några av de du bjuder in till mötet arbetat hemifrån och förmodligen missat varför mötesinbjudan kommer. Var därför särskilt tydlig genom att sätta en förklarande rubrik på mötet och bifoga en kortare agenda så att alla vet vad som ska diskuteras och vad som förväntas av dem. Och glöm inte länken till den digitala mötesplatsen så att alla enkelt kan ansluta till mötet.
Precis som att det är viktigt att planera och förbereda inför ett möte, är det lika viktigt att bibehålla planen och strukturen under mötets gång. Under digitala möten är det mycket lättare att tappa fokus och att uppmärksamheten driver iväg till något annat som att istället börja surfa, svara på mejl eller något annat som upplevs viktigare än mötet som hålls. Du som mötessamordnare har stort ansvar för att göra mötet intressant och få deltagarna att uppleva mötet som det absolut viktigaste – det är ju därför du har bjudit in till det.
Ett enkelt knep för att bibehålla strukturen under mötet är att utse en mötesledare. Detta är särskilt viktigt om det är många mötesdeltagare. Mötesledarens uppgift är att fördela ordet mellan deltagarna och se till att alla kommer till tals. Mötesledaren är även ansvarig för att mötet börjar och slutar i tid, har koll på att alla som ska delta har anslutit till mötet och leder diskussionen så att mötet följer den uttalade planen. Mötesledaren ska inte vara rädd för att avbryta om diskussionen hamnar allt för långt utanför ämnet som ska diskuteras. Ibland kan det även vara bra att utse en sekreterare som för anteckningar under mötet.
En mötesledare kan även bidra till att undvika de vanligast förekommande fallgroparna vid digitala möten: att någon blir avbruten eller inte får komma till tals.
Ibland behöver den som pratar ta en paus mellan två meningar för att fundera ut vad som ska sägas härnäst. Och hur tråkigt skulle det inte vara om man gick miste om den där andra meningen om det visade sig vara årets största idé? Låt därför folk ta sin tid till att formulera sig. Tystnaden kan kännas extra påtaglig under digitala möten, särskilt om man inte kan se personen och därmed inte uppfatta att personen faktiskt tänker. I Microsoft Teams finns möjligheten att ”räcka upp handen”. Då kan mötesledaren enkelt fördela ordet mellan de som vill säga något och säkerställa att alla hinner prata till punkt. Sätt upp regler inför mötet så att ingen pratar utan att räcka upp handen först för att undvika att avbryta varandra.
Och åt andra hållet är det viktigt att alla som känner att de har något att tillföra ska få chansen. Digitala möten kan göra det särskilt svårt att se till att alla är delaktiga – speciellt om några sitter tillsammans på kontoret och några finns med på länk. De på länk kan lätt missas och det kan vara svårt att ta plats i ett samtal som sker fysiskt mellan personer. Ett tips för att undvika att någon inte får göra sig hörd, är att ta för vana att gå laget runt och låta alla kommentera innan mötet avslutas.
Att ha med en visuell presentation över det du pratar om gör ofta mötet både roligare och mer intressant för den som deltar. Kom bara ihåg att när du delar din skärm ser mötesdeltagarna exakt det du själv ser. Ha därför koll på att du inte har varit inne på några konstiga webbsajter (man ser flikarna högst upp…) eller att du visar hela ditt mappsystem med hemliga filer. Ingen känslig information får läcka ut. Det är därför smart att ta ett par minuter innan mötet att förbereda din presentation. Stäng ner sådant du inte behöver och ha PowerPoint-presentationen redo.
Kom ihåg att alltid acceptera de möten du blivit inbjuden till, så att mötesledaren vet om du förväntas infinna dig eller inte. Det är svårt att veta om du är på väg till mötet när du sitter hemma. Hade du varit på kontoret hade man kanske sett dig i fikarummet när du fyllde på kaffekoppen och därför väntat någon minut extra. Var därför alltid tydlig i din kommunikation. Vet du med dig att du blir lite sen? Meddela det så kan de andra påbörja mötet utan dig. Du kan alltid ansluta senare.
När man jobbar hemifrån finns det automatiskt fler saker som kan distrahera en. I dessa tider kanske dessutom hela familjen arbetar eller studerar hemifrån. Då är det mer än bara ljudet från diskmaskinen eller robotdammsugaren som kan störa. Tonårsdottern kanske behöver fråga efter något just som du sitter i möte, eller så röjer femåringen som fått stanna hemma från förskolan runt i hela lägenheten. Det är inte alltid möjligt – livet kommer alltid komma emellan ibland – men försök så gott det går att planera dina möten för att minimera antalet distraktioner. Berätta på familjemiddagen att du har ett viktigt möte dagen därpå, så får du förhoppningsvis en liten lugn stund just då.
Det kan dessutom vara lockande att multitaska samtidigt som man sitter i digitala möten. Ingen ser dig ju i mötesrummet, så du kan lika gärna smygsurfa på mobilen, svara på ett mejl eller ta tag i ett ärende som du fått. Eller? Nej. Du deltar i mötet av en anledning. Var därför alltid delaktig och fokuserad: multitaskandet gör dig ineffektiv och ofokuserad. Ta för vana att istället ha ett block vid sidan av datorn där du kan anteckna sådant du kommer på att du behöver göra under mötets gång, och återkom till blocket efter mötet.
Och apropå multitaskande: låt bli ätandet under mötet och spara det till särskilt utsatta fika- och lunchraster. Ingen vill höra dig knastra på knäckebröd eller höra dig smaska på en mandarin.
Det är alltid trevligt att se personen man pratar med. Ta därför för vana att starta kameran i början av möten så att de andra får se dig. Är det många mötesdeltagare kan det dock vara en god idé att stänga av kameran efter ett tag för att spara kapacitet. Men att ha kameran på ger faktiskt flera fördelar: du kan enkelt visa när du uppskattar något med små gester såsom en nick eller en tumme upp. Den som håller i mötet eller presentationen upplever det förmodligen också lättare att prata inför ansikten som reagerar på det som sägs än att prata inför ett gäng svarta rutor.
När du har kameran på finns det ett par saker att tänka på. Vad syns egentligen i bild? De flesta videomötesprogrammen har en funktion som erbjuder dig att välja en bakgrundsbild. Det kan vara väldigt skönt då du slipper städa innan varje möte och inte behöver oroa dig om en familjemedlem behöver gå förbi en bit ifrån. Se också till att du har ett bra ljus så att du syns. Det är sällan en bra idé att sitta med fönstret precis bakom dig eftersom det kan bli motljus och du försvinner i bild. Fundera också på bildens utsnitt. Sitter du i soffan med laptopen i knät hamnar kameran i ett underifrånperspektiv som sällan är smickrande. Sätt dig istället vid ett bord och höj gärna positionen på datorn med till exempel en trave böcker. Tänk på att inte heller sitta för nära eller för långt bort från kameran. En bra tumregel är att tänka lite luft ovanför huvudet och att bilden beskärs strax under axlarna.
Ett bra ljud är A och O för att mötet ska flyta på smidigt. Hur ofta har du inte hört meningarna ”nu tappar jag dig” eller ”kan du ta om det där?” under det senaste året? Det absolut bästa är att använda ett headset vid dina möten. Då hörs du tydligt när du pratar och störande ljud runtomkring reduceras. Dessutom får du det bästa möjliga ljudet direkt i dina öron och hör själv dina möteskollegor tydligt.
När du inte pratar, ta för vana att alltid sätta på ”mute”. Även om alla i mötet gör sitt bästa för att hålla nere bakgrundsljuden kan de skapa ett högt sorl tillsammans. Dessutom gör alla människor omedvetet ljud ibland, man harklar sig, sväljer högt eller råkar komma åt någonting som låter. Även om du själv inte tänker på att du gör just det ljudet, gör nog alla andra det.
Ibland kan det vara praktiskt att kunna gå tillbaka till ett möte för att se vad som egentligen sas. Det kan speciellt vara smart att göra det under ett personalmöte där alla inte kunde medverka, så att de frånvarande istället kan se på mötet i efterhand. Var dock tydlig med att du tänkt spela in mötet innan så att alla vet om det! Det kan upplevas integritetskränkande att få reda på det först efteråt.
Till sist vill vi såklart tipsa om oss på PrimeQ som din partner. Har du inte fått till ett fungerande system för digitala möten än hjälper vi till att smidigt migrera till Microsoft 365. Vi tillhandahåller förstklassig svensktalande support för alla bekymmer som kan uppstå i den allt mer digitaliserade värld som det senaste året tvingat in oss i. Inga frågor är för små eller stora för vår kompetenta servicedesk.
Behöver du dessutom uppgradera hårdvara för att underlätta för dina medarbetares hemarbete guidar vi dig i djungeln bland laptops, skärmar, headsets, webbkameror och allt som kan tänkas behövas för ett välfungerande hemmakontor.
Vi kan även hjälpa dig att utrusta och upprusta kontorets konferensrum för att göra dem redo för en framtid där allt fler säkerligen kommer att arbeta remote. Visste du till exempel att vi har tagit fram färdiga konferensrumspaket med projektorer, högtalare, kameror och speakers? De finns i olika storlekar och vi finns här för att du ska kunna välja ut det paket som passar bäst för just ditt behov.
Tveka inte att kontakta oss så hjälper vi dig att skapa de bästa förutsättningarna för digitala möten!