En nödvändig guide i e-postens vett och etikett
E-post är en av de äldsta kommunikationstjänsterna på Internet. Därför är det något uppseendeväckande hur många av våra medmänniskor som visar brist på vett och etikett när det kommer till mejlande. Oavsett anledning till att du är här så ska vi vara medvetna om att olika situationer kräver olika tillvägagångssätt när det kommer till mejlkonversationer. En smiley eller två kan vara ok i en intern konversation med din favoritkollega eller någon du känner väl. Men när du mejlar en potentiell kund kan det vara värt att fundera både en och två gånger över om din smiley tillför något i konversationen.
Men den viktigaste och kanske mest uppskattade regeln när det kommer till den elektroniska posten är att visa omtanke, uppskattning och hänsyn. Självklara saker i de flesta fall men här kommer vår lista över mejlens 10 budord.
E-postens 10 budord
- Du skall icke SKRIVA MED CAPSLOCK och inte använda fler än ett utropstecken!!! Detsamma med frågetecken, förstår du???
- Du skall icke missbruka ”Kopia” och ”Svara alla” i din mejlklient. Skicka endast till dem som verkligen behöver informationen. Ett typexempel är internmejlet med ”grattis på födelsedagen” till en kollega med kopia till Alla. Sedan svarar en annan kollega med att ”Svara alla” och så är chatten igång.
- Tänk på vilodagar så att du helgar mottagaren. Är det viktigt att skicka arbetsmejlet klockan 23:30 på en fredag? Om ja – skicka, om nej, vänta till måndag morgon eller schemalägg sändningen av mejlet. I Tyskland och Frankrike har vissa företag tagit detta ett steg längre där systemen helt enkelt inte tillåter mejlande under vissa tider. Läs mer här.
- Tänk på att hedra mottagaren – håll god ton och var artig. Oavsett vem mejlet går till. Det går att vara spetsig utan att vara plump, jag lovar.
- Du skall inte skicka mejl i affekt. Vänta tills du har lugnat ner dig och hunnit sansa dig. Det blir mycket bättre. Garanterat.
- Du skall inte låta bli att svara. Är meddelandet skickat direkt till dig och innehåller frågor som avsändaren förväntar sig svar på – svara. (Ja det finns givetvis undantag, det vore dumt att svara på spam till exempel). Det behöver dock inte vara ögonblickligen (inom 24 timmar brukar vara en tumregel). Har du inte tid att svara utförligt – svara att du återkommer och gärna med en uppskattning av när detta kan ske.
- Du skall icke begära läskvitto. Tänk även på att använda ”Hög prioritet” sparsamt och bara när det verkligen krävs.
- Du skall icke glömma de bifogade filerna. Ja jag vet att det är mänskligt att glömma, men tänk på att om du skriver ”se bifogad fil” så behöver du faktiskt bifoga den där filen.
- Du skall icke underskatta risken med ”Hemlig mottagare”. Rätt som det är så är den mottagaren inte så hemlig längre när den beslutar sig för att svara alla. Beroende på innehåll och situation kan det bli rätt pinsamt för dig. E-postklienten Outlook har äntligen börjat varna om du som hemlig mottagare försöker svara, även om varningsrutan är väldigt diskret.
- Du skall icke glömma att läsa igenom ditt mejl innan du skickar iväg det. Sista chansen till att rätta stavfel, särskrivningar, kontrollera att du skrivit rätt namn (Hej David! när mottagaren heter Daniel – en dödssynd) tona ner din ilska, fundera över formuleringar osv. Ett måste i de flesta situationer.
Bubblare: 11:e budordet. Du skall icke skicka känsliga personuppgifter (eller lösenord för den delen) i mejl. GDPR har redan en egen religion runt detta – läs mer om den på Datainspektionen.
Vill du läsa mer kring mejlandets lagar. Läs ytterligare tips här.